ChatGPT kan je uitleggen hoe je moet boeken. Boeken kan het niet.
Het korte antwoord op de vraag waar je mee kwam: nee. ChatGPT kan je haarfijn uitleggen op welke grootboekrekening iets hoort, maar het kan niet in je Moneybird kijken en er niets in zetten. Dat is geen kwestie van een betere prompt, het heeft simpelweg geen toegang. Schakel bouwt daarom niet op ChatGPT. We draaien een eigen assistent, op DeepSeek, die wel aan je administratie vastzit en die na jouw bevestiging echt boekt. Hieronder staat per klus wat dat verschil concreet oplevert.
Hoe dat eruitziet
Wat de assistent doet
Wat deze automatisering doet, en wanneer.
-
Een foto van een bon
Foto of pdf sturen is genoeg. De leverancier, het bedrag, het btw-tarief en de datum worden eruit gelezen en er wordt gevraagd op welk project het hoort. Na je bevestiging staat het als inkoopfactuur in Moneybird met het bestand eraan vast.
-
Een factuur of offerte uit één zin
Je zegt voor wie, wat en hoeveel. Je krijgt het concept te zien met contact, regels, btw-tarief, project en totaal, en pas daarna staat het in Moneybird. Een offerte omzetten naar een factuur gaat op dezelfde manier.
-
Vragen over je eigen cijfers
Wat staat er open, hoeveel omzet deed ik, hoeveel btw staat er voor dit kwartaal, hoeveel uren zijn nog niet gefactureerd. Vragen verandert nooit iets in je administratie.
Wat een chatvenster wel kan, en wat er dan nog voor jou overblijft
Dit is niet bedoeld om ChatGPT slecht te praten. Voor uitleggen, samenvatten en meedenken is het uitstekend. Het gaat mis op precies één plek: het einde. Elke rij hieronder eindigt bij een chatvenster met werk dat jij nog met de hand moet doen.
Een bonnetje van de bouwmarkt
Leest de foto en noemt het bedrag en de btw. Daarna log je in bij Moneybird, maak je de inkoopfactuur, tik je alles over en hang je de foto er zelf aan.
Leest de foto, vraagt op welk project het hoort, en boekt hem na je ja als inkoopfactuur met het bestand eraan vast.
Een factuur voor een klant
Schrijft een nette omschrijving en rekent de btw uit. Het contact opzoeken, de regels invoeren en het nummer laten toekennen doe je zelf.
Zoekt het contact op in je administratie, zet de regels en het btw-tarief klaar, laat het concept zien en maakt hem na je ja aan.
Wat staat er nog open?
Weet het niet. Je moet eerst zelf een overzicht uit Moneybird halen en dat erin plakken, en dan geldt het antwoord voor dat bestand.
Antwoordt uit je eigen administratie: hoeveel facturen, hoeveel daarvan te laat, de oudste, het totaal, en welke facturen dat zijn.
Er komt geld binnen op de bank
Merkt er niets van. Jij zoekt uit bij welke factuur het hoort en koppelt het.
Legt de betaling naast je openstaande facturen, geeft een zekerheid van 0 tot 100 en de reden, en boekt na je ja.
Er ging geld weg en er is geen bon
Weet niet dat het gebeurd is. De kosten komen niet in je boeken en de btw krijg je niet terug.
Vraagt om de bon, herinnert je één keer en stopt daarna. Stuur je hem, dan wordt hij geboekt en aan die afschrijving gekoppeld.
Een factuur wordt te laat
Gebeurt in stilte. Je ontdekt het als je gaat kijken, en dat is meestal later dan je wilt.
Stuurt je een bericht met het factuurnummer, de klant, het bedrag en hoeveel dagen het over tijd is. Die melding is een schakelaar die je uit kunt zetten.
Het weet niets van jouw bedrijf
Elk gesprek begint blanco. Dat één leverancier altijd bij één project hoort, leg je elke keer opnieuw uit.
Vraagt of het dat mag onthouden en zet het als kaart in je dashboard, met wie hem geschreven heeft erbij. Je kunt hem uitzetten.
Kort samengevat: het verschil zit niet in hoe slim het model is, maar in of het bij je administratie mag en of het mag terugschrijven. Dat eerste kun je met geen enkele prompt oplossen.
Wat het je scheelt
- Het antwoord eindigt in je boekhouding in plaats van in je klembord.
- Bonnetjes zijn af op het moment dat je ze fotografeert.
- Je hoeft niets te weten van grootboekrekeningen om het goed te laten landen.
- Niets wordt vastgelegd voordat je het concept gezien hebt.
Zo zet je het op
- 01
Koppel je Moneybird
Toegang geef je één keer via Moneybird zelf. Je hoeft geen sleutels te kopiëren en geen software te installeren.
- 02
Stuur je eerste bonnetje
Fotografeer er een die je toch nog moest boeken. Je ziet wat eruit gelezen is en wat er geboekt gaat worden voordat je ja zegt.
- 03
Laat het je gewoontes leren
Zeg één keer dat een vaste leverancier bij een bepaald project hoort. Daarna vraagt het er niet meer om, en je kunt die kaart altijd weer uitzetten.
Wat je nodig hebt
- Een Moneybird-administratie waar je beheerder van bent
- Een Schakel-account voor de chat en je kenniskaarten
- Een telefoon of computer om je bonnen mee te sturen
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Automatisering instellenGerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Schakel koppelt ook twee systemen rechtstreeks aan elkaar. Kies er twee en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Is dit ChatGPT met een Moneybird-koppeling?
Nee. Het is een eigen assistent van Schakel, met DeepSeek als taalmodel. Je koppelt geen ChatGPT-account en je hebt er ook geen abonnement voor nodig.
Kan ik mijn eigen ChatGPT-abonnement gebruiken?
Nee. Er is één assistent en die draait bij ons. Wat je bij ChatGPT betaalt heeft hier geen invloed op, in beide richtingen.
Doet hij mijn hele boekhouding dan?
Hij doet het invoerwerk: facturen, offertes, bonnen, uren, contacten en betalingen. Je aangifte en je jaarrekening blijven bij jou of je boekhouder.
Wat als hij een bedrag verkeerd leest van een foto?
Dan zie je dat in het concept, want dat toont hij voordat er iets vastligt. Je corrigeert het in de chat en pas daarna staat het in Moneybird.
Kan ik hem vanaf mijn telefoon gebruiken?
De chat zit in je Schakel-dashboard en werkt gewoon in je mobiele browser. Met de WhatsApp-uitbreiding praat je met dezelfde assistent via WhatsApp.
Verstuurt hij facturen naar mijn klanten?
Alleen als je dat vraagt, en ook dan pas na je bevestiging. Versturen is een aparte actie en staat bewust achteraan de lijst, want dat bereikt iemand anders dan jij.
Kun je ChatGPT koppelen aan Moneybird?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van ChatGPT en Moneybird, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Moneybird terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.