Een AI voor je boekhouding is pas iets waard als je weet wat hij mag.
Een AI-koppeling voor Moneybird klinkt als één ding, maar het dekt inmiddels van een slimme zoekbalk tot iets dat zelfstandig in je boeken schrijft. Dat verschil merk je pas als het misgaat, en dan zit het al in je administratie. Deze pagina stelt daarom eerst vijf vragen die je aan elke aanbieder zou moeten stellen, ook aan ons, en beantwoordt ze daarna voor Schakel. Voor de volledigheid: de assistent van Schakel draait op DeepSeek en koppelt niet met Claude of ChatGPT. Dat is precies zo’n antwoord waar je in dit soort keuzes recht op hebt.
Hoe dat eruitziet
Wat de assistent doet
Wat deze automatisering doet, en wanneer.
-
Vragen die je administratie niet raken
Openstaande facturen en welke te laat zijn, omzet over een periode, een maandoverzicht, btw per kwartaal, kasstroom, onverwerkte bankboekingen, geschreven uren, offertes, inkoopdocumenten en contacten. Alles leesbaar in gewone taal, zonder rapportbouwer.
-
Dingen maken, met het concept vooraf
Verkoopfacturen, offertes, bonnen, inkoopfacturen, uren en contacten. Je ziet wat er komt te staan voordat het er staat, inclusief het btw-tarief en het project waar het op valt.
-
Dingen bijwerken die al bestaan
Een betaling registreren op een factuur, geschreven uren in één keer factureren, een contact bijwerken en een offerte omzetten in een factuur. Ook hier gaat er niets in zonder jouw bevestiging.
-
Meldingen die uit zichzelf komen
Betaling ontvangen of gevonden, factuur te laat, herinnering verstuurd, offerte verlopen, nieuwe inkoopfactuur, maandoverzicht, btw-herinnering, onverwerkte bankboekingen en een verzoek om een ontbrekende bon. Per soort aan of uit, met stille uren eromheen.
Vijf vragen die je elke AI voor je boekhouding moet stellen
Deze vragen zijn niet bedoeld als reclame. Ze zijn bedoeld om het gesprek te openen, ook als je uiteindelijk bij iemand anders uitkomt. Links staat waarom de vraag ertoe doet, rechts ons eigen antwoord.
1. Wat mag het precies uitvoeren?
Het verschil tussen iets dat facturen kan opzoeken en iets dat facturen kan verwijderen is enorm, en beide worden vaak in één zin als AI-koppeling verkocht.
Eén vaste lijst acties, waarbuiten het model niets kan aanroepen. Vragen stellen, facturen en offertes maken, bonnen en inkoopfacturen boeken, uren schrijven, contacten beheren, betalingen registreren. Versturen, crediteren en verwijderen staan bewust achteraan.
2. Wanneer schrijft het naar mijn boeken?
Een fout in een antwoord kost je een minuut. Een fout die geboekt is, kost je een correctie, en soms een gesprek met een klant die ten onrechte op betaald stond.
Nooit voordat je bevestigd hebt. Elke actie die iets vastlegt laat eerst het concept zien: contact, regels, btw, project en totaal. Zeg je niets, dan gebeurt er niets.
3. Wat gebeurt er bij twijfel?
Bij bankboekingen aan facturen koppelen is dit de hele kunst. Een systeem dat bij twijfel doorpakt, maakt precies de fouten die het duurst zijn om terug te draaien.
Er wordt gescoord van 0 tot 100 met de reden erbij, en standaard wordt er alleen voorgesteld. Een factuurnummer in de omschrijving met kloppend bedrag is 100, een naam op een uniek bedrag 95, een uniek bedrag alleen 85. De drempel staat op 90.
4. Wat onthoudt het over mijn bedrijf, en zie ik dat?
Een assistent die niets onthoudt vraagt je elke maand hetzelfde. Een die wel onthoudt maar niet laat zien wát, maakt van één misverstand een permanente regel.
Losse kenniskaarten in je dashboard, per onderwerp. Bij elke kaart staat of jij hem schreef, of de instelwizard, of de assistent hem uit een gesprek concludeerde. Je kunt elke kaart uitzetten.
5. Welk model draait erachter, en kan ik eruit?
Je hoort te weten waar je gegevens langskomen. En je hoort te weten hoe je stopt, zonder een supportgesprek.
DeepSeek, en dat staat ook op de pagina’s waar mensen op een andere modelnaam binnenkomen. Stoppen doe je in Moneybird zelf: daar trek je de toegang weer in, en dan is het klaar.
Kom je bij een andere aanbieder uit die deze vijf net zo direct beantwoordt, dan zit je waarschijnlijk goed. Het gaat ons om de antwoorden, niet om wie ze geeft.
Wat het je scheelt
- Je weet vooraf waar de grens ligt, want de actielijst is de grens.
- Bij twijfel wordt er voorgesteld en niet geboekt, met de reden erbij.
- Wat het over jouw bedrijf leert staat zichtbaar in kaarten en is per stuk uit te zetten.
- Stoppen doe je in Moneybird zelf, zonder ons erbij.
Zo zet je het op
- 01
Koppel één systeem, niet twee
Dit is een automatisering en geen koppeling tussen twee partijen: je verbindt alleen je eigen Moneybird-administratie. Er hoeft geen webshop of verkoopkanaal aan te hangen.
- 02
Leg je basis vast
Grootboekrekening voor je omzet, de btw-tarieven die je gebruikt en de projecten die lopen. Daar valt elke boeking straks op terug.
- 03
Test het met iets onschuldigs
Vraag eerst iets dat niets verandert. Daarna een bonnetje dat je toch moest boeken. Zo bouw je vertrouwen op de manier waarop je het ook bij een nieuwe medewerker zou doen.
- 04
Laat betalingen eerst voorstellen
Kijk een paar weken of de voorstellen kloppen voordat je overweegt om automatisch te laten boeken. Er is geen haast bij, en de voorstellen zijn al het meeste werk uit handen.
Wat je nodig hebt
- Een Moneybird-administratie waar je beheerder van bent
- Duidelijkheid over je grootboekrekening, btw-tarieven en projecten
- Een Schakel-account voor de chat, de kenniskaarten en de instellingen
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Daarna vanaf €10 per maand bij jaarlijks betalen, of je blijft op gratis. Bekijk de pakketten
Automatisering instellenGerelateerde koppelingen
Koppel een ander paar
Schakel koppelt ook twee systemen rechtstreeks aan elkaar. Kies er twee en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Welk AI-model gebruikt Schakel?
DeepSeek. We koppelen niet met Claude, ChatGPT of OpenAI, en je kunt geen eigen model of API-sleutel aansluiten. Het model kiest een actie uit een vaste lijst en kan niets daarbuiten.
Is dit een koppeling of een automatisering?
Een automatisering. Een koppeling verbindt twee systemen; hier is er maar één: je eigen Moneybird. Daarom staat er ook geen tweede account op je lijstje.
Heb ik hier een webshop voor nodig?
Nee. Dit werkt net zo goed voor een eenmanszaak, een schildersbedrijf of een adviespraktijk als voor een webwinkel.
Wat als ik het niet vertrouw?
Begin dan met alleen vragen stellen. Dat verandert niets in je administratie en je ziet meteen of het je cijfers goed leest. Boeken kun je later aanzetten, of nooit.
Vervangt dit mijn boekhouder?
Nee. Het haalt het invoerwerk en het achteraf zoeken weg. Je aangifte, je jaarrekening en het advies daarover blijven mensenwerk.
Wat kost het?
Je begint gratis en betaalt pas als het echt draait. Daarna geldt dezelfde staffel als voor de koppelingen, op basis van hoeveel er per maand doorheen gaat. Er komt geen aparte rekening van een modelleverancier bij.
Kun je AI koppelen aan Moneybird?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van AI en Moneybird, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Moneybird terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.