De bon bij een betaling
Er gaat geld af en er hoort geen inkoopfactuur bij. Schakel vraagt om de bon, en herinnert je er één keer aan als hij uitblijft.
De BTW op je kosten krijg je alleen terug als het document er is. Een tankbeurt, een bestelling bij een leverancier, een gereedschapswinkel: het geld is al weg, en de bon zit in een jaszak of in een mailbox.
Schakel kijkt naar de afschrijvingen in je administratie waar geen inkoopfactuur of bon bij hoort, en vraagt je erom. In het bericht staat wat je bankafschrift zelf zegt: het bedrag, de tegenpartij en de datum, want zonder die drie is de vraag onbeantwoordbaar.
Stuur je een foto of een PDF terug, dan boekt hij hem op de datum van de betaling, hangt het bestand eraan vast en koppelt de afschrijving. Is er geen bon, dan zeg je dat, en dan houdt hij erover op.
Wat het doet
- Kijkt naar afschrijvingen zonder inkoopfactuur of bon in je administratie.
- Vraagt erom met het bedrag, de tegenpartij en de datum erbij, zoals ze op je afschrift staan.
- Herinnert je er één keer aan, standaard na zeven dagen. Dat aantal dagen stel je zelf in.
- Eén keer, geen tien keer. Een herinnering die blijft komen is een herinnering die je uitzet.
- Een ondergrens in euro, zodat je niet gevraagd wordt naar een bon van een euro veertig.
- Stuur je de bon, dan wordt hij geboekt op de datum van de betaling, met het bestand als bijlage.
- Zeg je dat er geen bon is, dan stopt hij met vragen over die betaling.
- Staat de schakelaar uit, dan wordt er nooit om een bon gevraagd.
Zo zet je het aan
Zet de schakelaar aan
Hij staat standaard aan, want wie deze automatisering koppelt wil de BTW op zijn kosten terug en kan dat niet zonder het document.
Kies je ondergrens en je aantal dagen
Zeven dagen tot de herinnering is de standaard. Een ondergrens is handig als er veel kleine bedragen langskomen die je toch niet apart boekt.
Antwoord met de bon, of met nee
Een foto is genoeg. Is er echt geen bon, zeg dat dan gewoon, dan verdwijnt de vraag en komt hij niet terug.
Ook aan te zetten
Elke schakelaar draait op dezelfde Moneybird-verbinding. Zet aan wat je nodig hebt en laat de rest uit.
- De assistent Een chat in je Schakel-dashboard die facturen, offertes, bonnen, uren, contacten en vragen aankan. Alles wat schrijft, laat eerst zien wat het gaat doen.
- Betalingen koppelen aan facturen Schakel leest je onverwerkte bankboekingen en zoekt de openstaande factuur die erbij hoort. Voorstellen doen of zelf boeken, dat kies je.
- Facturen die te laat zijn Bericht als een vervaldatum voorbij is, met de klant, het bedrag en het aantal dagen erbij. Aanschrijven is een aparte keuze.
- Maandoverzicht Op de eerste van de maand: wat je gefactureerd hebt, wat er binnenkwam en wat er nog open staat.
- BTW-kwartaalherinnering Aan het begin van een nieuw kwartaal een herinnering dat de aangifte eraan komt, met de deadline erbij.
- Onverwerkte bankboekingen Een duwtje zolang er bankboekingen open staan, en het houdt vanzelf op als de stapel leeg is.
- WhatsApp erbij Hetzelfde gesprek op je telefoon, beide kanten op. Een uitbreiding, geen voorwaarde.
Veelgestelde vragen
Vraagt hij hier elke dag om?
Nee. Eén vraag als de afschrijving opvalt, en één herinnering als er na het ingestelde aantal dagen nog niets is. Daarna niet meer.
Wat als de bon al in Moneybird staat?
Dan wordt er niet om gevraagd. Het gaat om afschrijvingen waar geen inkoopdocument bij hoort, en zodra dat er wel is valt de vraag weg.
Zet deze schakelaar aan.
30 dagen alles proberen, geen creditcard nodig.