De assistent
Een chat in je Schakel-dashboard die facturen, offertes, bonnen, uren, contacten en vragen aankan. Alles wat schrijft, laat eerst zien wat het gaat doen.
De assistent is het hoofdkanaal van deze automatisering. Je logt in op je Schakel-dashboard, typt in het chatvenster wat er moet gebeuren, en hij doet het in jouw Moneybird-administratie.
Er is geen syntax en er zijn geen trefwoorden. "Maak een factuur voor Jan Janssen, muur verven, 200 euro excl." is een geldige opdracht, en "wat staat er nog open" is een geldige vraag. Het model leest je zin, kiest de bijbehorende actie en vult de gegevens in.
Het model voert zelf niets uit. Het levert een naam en een set gegevens, en daarna is het onze code die controleert of de argumenten kloppen, een voorbeeld toont en wacht op jouw ja. Dat is een grendel in de actie zelf en geen zin in een prompt, dus hij laat zich niet wegpraten.
Wat het doet
- Verkoopfacturen maken, versturen, crediteren, een betaling erop registreren of ze verwijderen.
- Offertes maken, versturen en omzetten naar een factuur.
- Een foto of PDF van een bon of leveranciersfactuur boeken, met het bestand als bijlage.
- Uren schrijven op een klant en een project, en de openstaande uren van een klant in één factuur zetten.
- Contacten opzoeken, aanmaken en bijwerken, en zien wat een klant gefactureerd kreeg.
- Vragen beantwoorden: openstaande facturen, omzet per periode of project, BTW van een kwartaal, geld in en uit, onverwerkte bankboekingen en geschreven uren.
- Je instellingen verzetten omdat je het zegt: een melding aan of uit, de stille uren, of de stand van het betalingen koppelen.
- Onthouden wat je hem vertelt, als kenniskaart, en het weer vergeten als je dat vraagt.
- Een vraag verandert nooit iets. Lezen bevestigt niet, schrijven wel.
- Versturen, crediteren, verwijderen, een betaling registreren en een contact wijzigen bevestigen altijd, wat je ook instelt.
Zo zet je het aan
Koppel je Moneybird-administratie
Je autoriseert Schakel vanuit Moneybird zelf, dus er wordt nooit om een wachtwoord gevraagd en je trekt de toegang op elk moment weer in. Voer je meer dan één administratie, dan kies je welke.
Loop de installatie door
Schakel haalt je BTW-tarieven, grootboekrekeningen, bankrekening en factuursjabloon uit je administratie op en stelt de standaarden voor. Je kunt ze aanpassen, maar je hoeft niets zelf op te zoeken.
Begin klein
Stel eerst een vraag, want daar verandert niets van. Daarna een bonnetje, dat is de kortste weg naar iets dat echt geboekt wordt, en je ziet het voorbeeld voordat er iets staat.
Ook aan te zetten
Elke schakelaar draait op dezelfde Moneybird-verbinding. Zet aan wat je nodig hebt en laat de rest uit.
- Betalingen koppelen aan facturen Schakel leest je onverwerkte bankboekingen en zoekt de openstaande factuur die erbij hoort. Voorstellen doen of zelf boeken, dat kies je.
- De bon bij een betaling Er gaat geld af en er hoort geen inkoopfactuur bij. Schakel vraagt om de bon, en herinnert je er één keer aan als hij uitblijft.
- Facturen die te laat zijn Bericht als een vervaldatum voorbij is, met de klant, het bedrag en het aantal dagen erbij. Aanschrijven is een aparte keuze.
- Maandoverzicht Op de eerste van de maand: wat je gefactureerd hebt, wat er binnenkwam en wat er nog open staat.
- BTW-kwartaalherinnering Aan het begin van een nieuw kwartaal een herinnering dat de aangifte eraan komt, met de deadline erbij.
- Onverwerkte bankboekingen Een duwtje zolang er bankboekingen open staan, en het houdt vanzelf op als de stapel leeg is.
- WhatsApp erbij Hetzelfde gesprek op je telefoon, beide kanten op. Een uitbreiding, geen voorwaarde.
Veelgestelde vragen
Welk taalmodel zit erachter?
DeepSeek. Het leest je bericht en je bonnetje en stelt de boeking voor. Wat er werkelijk in Moneybird komt te staan gaat er na jouw bevestiging in, nooit ervoor. Het model kiest een actie uit een vaste lijst en kan niets anders aanroepen.
Kan ik de bevestiging uitzetten?
Voor een deel. Je kunt per actie zeggen dat hij niet meer hoeft te bevestigen, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een conceptfactuur. Voor alles wat bij iemand anders terechtkomt of over geld van iemand anders gaat kan dat niet: versturen, crediteren, verwijderen, een betaling registreren en een bestaand contact wijzigen bevestigen altijd. Dat is met opzet geen instelling.
Hoe weet hij bij welk project iets hoort?
Uit je kenniskaarten, of hij vraagt het. Een kenniskaart is een zin in je eigen woorden over één project of één regel, en die staat in de instructie die de assistent voor jouw administratie meekrijgt. Vraagt hij het je, dan biedt hij aan het antwoord te onthouden. Bij elke kaart staat wie hem schreef, dus wat de assistent zichzelf aanleerde kun je terugvinden en weghalen.
Zet deze schakelaar aan.
30 dagen alles proberen, geen creditcard nodig.