Bol.com en Shopify koppelen: voorraad en orders synchroon houden

Verkoop je hetzelfde product op Bol.com én in je Shopify-winkel, dan draai je in feite twee kassa’s die niks van elkaar weten. Zolang je ruim op voorraad zit gaat dat goed. Maar bij het laatste stuk wordt het spannend: verkoopt iemand het op Bol.com terwijl het in Shopify ook nog op één staat, dan heb je een order die je niet kunt leveren. Dat kost je een annulering, een teleurgestelde klant en, op Bol.com, een deuk in je verkoopprestaties.

Het probleem is timing, niet aantallen

De meeste voorraadproblemen komen niet doordat je niet weet hoeveel je hebt, maar doordat de twee kanalen niet op hetzelfde moment worden bijgewerkt. Je past het aantal op het ene kanaal aan en vergeet het andere, of je doet het aan het eind van de dag terwijl er tussendoor al is verkocht. Handmatig bijhouden werkt alleen als je verkoop laag en voorspelbaar is. Zodra het loopt, loop je achter de feiten aan.

Daar komt het overtypen van orders nog bij. Elke Bol.com-bestelling die je met de hand in Shopify zet, of andersom, is tijd die je kwijt bent en een kans op een fout in adres, aantal of artikel.

Eén richting voor elke stroom

De koppeling tussen Bol.com en Shopify lost dit op door voor elke stroom een vaste richting te kiezen, zodat er nooit twee systemen tegelijk hetzelfde proberen bij te werken.

• Bestellingen komen binnen in Shopify. Elke open Bol.com-bestelling wordt automatisch een Shopify-order. De regels worden gematcht op EAN-barcode, en een bestelling met meerdere artikelen wordt één order met meerdere regels. Je beheert je hele verkoop dus vanuit Shopify, zonder in te loggen op het verkoopportaal.
• Voorraad gaat terug naar Bol.com. Verkoop je in Shopify, dan gaat het nieuwe aantal direct naar Bol.com. Zo voorkom je dat je op twee kanalen hetzelfde laatste stuk verkoopt.
• Verzendingen gaan terug naar Bol.com. Handel je de order af in Shopify, dan gaat de track & trace meteen naar Bol.com. PostNL, DHL, DPD, GLS en UPS worden herkend, dus je klant krijgt de juiste statusupdate zonder dat jij iets overtikt.
• Retouren en factuurverzoeken komen naar je toe. Nieuwe retourmeldingen verschijnen in je overzicht, waar je ze goedkeurt of afkeurt. Zakelijke kopers die om een factuur vragen komen in een aparte lijst, zodat je geen verzoek mist.

Doordat elke stroom maar één kant op loopt, blijft het overzichtelijk. Voorraad heeft één bron van waarheid, orders komen op één plek binnen en verzendingen vertrekken vanaf één plek.

Wat je nodig hebt

Deze koppeling draait als app in je eigen Shopify-winkel. Je installeert Schakel via een installatielink en logt in via Shopify, dus je hebt geen apart account nodig. Daarna koppel je je Bol.com-account met een API-sleutel uit je verkopersaccount; die wordt versleuteld opgeslagen.

De belangrijkste voorwaarde aan de productkant is dat je Shopify-varianten een EAN-barcode hebben, want daarop worden producten automatisch gematcht. Wat niet automatisch matcht, bijvoorbeeld een product zonder EAN, koppel je zelf in één scherm. Die koppeling blijft daarna bewaard, dus dat is eenmalig werk.

Een paar praktische punten

• Werkt dit ook met Bol.com België? Ja. Bol.com gebruikt één verkoopaccount voor Nederland en België, dus beide landen lopen via dezelfde koppeling mee.
• Verandert er iets aan mijn bestaande Shopify-orders? Nee. Schakel maakt alleen nieuwe orders aan en raakt je bestaande orders niet aan.
• Kan ik meerdere Bol.com-accounts koppelen? Ja, je kunt meerdere Bol.com-accounts aan één Shopify-winkel hangen.

Beginnen

Zodra je op twee kanalen dezelfde producten verkoopt, is synchrone voorraad geen luxe maar de manier om annuleringen te voorkomen. Wil je zien wat er precies tussen Bol.com en Shopify overloopt en hoe vaak, bekijk dan de koppeling Bol.com naar Shopify. Je kunt hem dertig dagen onbeperkt proberen zonder creditcard.