Laat WhatsApp en Moneybird automatisch bijwerken.
Met deze koppeling komt wat er in WhatsApp gebeurt vanzelf in Moneybird terecht, in de vorm die Moneybird verwacht. Vraag de koppeling aan en krijg toegang; je hoort binnen 24 uur van ons.
Je boekhouding, in een chat
Je stuurt in gewone taal een bericht naar je eigen Schakel-nummer. Schakel leest het, laat zien wat het precies gaat doen, en schrijft pas naar Moneybird als jij ja zegt. De telefoon hiernaast speelt een echt gesprek af.
- Facturen, bonnetjes, uren, offertes en vragen
- Eerst een voorbeeld, dan pas de boeking
- Alleen je eigen, gebonden telefoonnummer wordt gehoord
Het boekhoudwerk dat blijft liggen is zelden groot, het valt alleen altijd op het verkeerde moment: een bon in je jaszak bij de kassa, twee uur die je vergeet te schrijven, een factuur die je pas maakt als je weer achter je laptop zit. Een appje kost je vijf seconden, en je telefoon heb je toch al in je hand.
Vier dingen, vier gesprekken
Elke telefoon hiernaast speelt een ander gesprek af. De scripts zijn met opzet kort: waar het om gaat is dat de vorm steeds dezelfde is, een zin van jou en een voorbeeld terug.
Dingen die je gewoon kunt zeggen
Gewone zinnen, zoals je ze hardop zou zeggen. Geen syntax om te leren en geen trefwoorden om te onthouden. Onder elke groep staat wat er aan de Moneybird-kant gebeurt.
Facturen en offertes
Een verkoopfactuur of offerte met het contact, de regels en het BTW-tarief ingevuld.
- Maak een factuur voor Jan Janssen, muur verven, 200 euro excl.
- Stuur factuur 2026-0234
- Offerte voor Van Dijk, gang schilderen, 4.200
- Zet offerte 2026-0031 om naar een factuur
Wat er gebeurt Maakt het concept, verstuurt het, crediteert het of zet een offerte om naar een factuur. Alles wat bij je klant terechtkomt vraagt eerst om bevestiging, elke keer.
Bonnetjes en inkoopfacturen
Een foto of een PDF wordt een inkoopfactuur of bon, met het bestand eraan vast.
- Een foto van het kassabonnetje
- De PDF die je leverancier mailde
- Boek deze op kantoorkosten
Wat er gebeurt Leest leverancier, datum, bedragen en land van het document, kiest het inkoop-BTW-tarief op het land van de leverancier, en hangt het bestand aan de boeking.
Uren
Een urenregistratie op het juiste project, geschreven zolang je het nog weet.
- Schrijf 3 uur op Van Beek Interieur, plafond schuren
- Log 90 minuten op Zeewind Webshop, voorraad opruimen
- Factureer alles wat nog open staat voor Van Dijk
Wat er gebeurt Schrijft de uren op het project, houdt declarabel en niet-declarabel uit elkaar, en kan de openstaande uren van één klant in één factuur zetten.
Vragen
Antwoorden uit je eigen administratie. Er verandert niets als je iets vraagt.
- Wat staat er nog open
- Hoeveel heb ik deze maand gefactureerd
- Wat moet ik afdragen dit kwartaal
- Hoeveel bankboekingen staan er nog onverwerkt
Wat er gebeurt Openstaande facturen, omzet per periode of per project, BTW van een kwartaal, geld in en uit, onverwerkte bankboekingen en uren. Een vraag schrijft nooit iets.
Contacten
De klantgegevens achter de factuur, zonder Moneybird open te doen.
- Heb ik Van Dijk er al in staan
- Wat heb ik Van Beek Interieur dit jaar gefactureerd
- Nieuwe klant: Bakkerij Zoetendaal, Dorpsstraat 12, Alkmaar
Wat er gebeurt Zoekt een contact op, maakt er een aan, of laat zien wat een klant gefactureerd kreeg. Een bestaand contact wijzigen vraagt altijd eerst om bevestiging.
Bijsturen
De instellingen zijn een gesprek. Je hoeft geen scherm te gaan zoeken.
- Zet het maandoverzicht uit
- Geen berichten voor 09:00
- Onthoud dat Verfhandel Rijnmond meestal Duinzicht Schilderwerk is
Wat er gebeurt Verzet een meldingsschakelaar, de stille uren of de stand van het betalingen koppelen, en schrijft of wist een kenniskaart. Stuk voor stuk met bevestiging.
Hoe het je boekhouding beschermt
Een chat die in je administratie mag schrijven werkt alleen als hij voorspelbaar is. Deze regels zijn het product, niet een instelling die je moet zien te vinden.
- Er wordt niets geboekt voordat jij ja zegt
- Je ziet eerst precies wat er komt te staan: het contact, de regels, het BTW-tarief en het totaal. Pas daarna gaat het naar Moneybird. Versturen, een betaling registreren en een inkoop boeken werken allemaal zo, en die bevestiging laat zich niet wegpraten.
- Het gokt nooit bij welk project iets hoort
- Is het niet duidelijk, dan vraagt het het je. Heb je antwoord gegeven, dan biedt het aan om het te onthouden, zodat je het maar één keer hoeft te zeggen.
- Het bestand gaat altijd mee
- De foto of PDF die je stuurt, komt als bijlage bij de inkoopfactuur of bon in Moneybird te staan. Je downloadmap blijft leeg en je hoeft later niets terug te zoeken.
- Het land van de leverancier bepaalt het BTW-tarief
- Leverancier, datum, bedragen en land worden van het document zelf gelezen, en het land beslist over de inkoop-BTW. Een Chinese leverancier belandt dus niet stilletjes op 21%.
- Alleen je eigen nummer komt bij je boekhouding
- Je bindt je telefoonnummer door een korte code naar het Schakel-nummer te sturen. Een bericht van een ander nummer raakt je administratie niet aan.
Het taalmodel achter de chat is DeepSeek. Het leest je bericht en je bon en stelt de boeking voor. Wat er werkelijk in Moneybird komt te staan, gaat er na jouw bevestiging in, nooit ervoor.
Het leert je bedrijf kennen
Bij welk project een inkoop hoort is een feit over jouw bedrijf, niet iets wat een model uit een bonnetje afleidt. Dus zeg je het één keer, als kenniskaart, en daarna is het context die de assistent altijd heeft.
- Onderwerp
- Eén Moneybird-project, of een regel die bij geen enkel project hoort.
- In je eigen woorden
- Vrije tekst, geen formulier. "Per uur, factuur aan het eind van elke sprint" is een geldige kaart.
- Geschreven door
- Jij, de begeleide installatie, of de assistent nadat hij het je vroeg en jij antwoord gaf.
- Aan of uit
- Een kaart kan uit zonder hem te verwijderen, zodat je kunt zien wat het scheelt als een regel wegvalt.
Kaarten pas je aan in je dashboard, en de assistent schrijft er nooit een zonder het eerst te vragen.
- De kaarten gaan als feit naar het model
- Elke actieve kaart staat in de instructie die de assistent voor jouw administratie meekrijgt, boven je bericht. Daarom verandert een kaart het antwoord: het is geen zoekopdracht die het model misschien doet, het is context die het altijd heeft.
- Hij schrijft ze zelf, en zegt dat erbij
- Vraagt hij bij welk project iets hoort, dan biedt hij aan je antwoord te onthouden. Bij elke kaart staat wie hem schreef, dus een regel die de assistent zichzelf aanleerde kun je terugvinden en weghalen in plaats van ertegen aan te praten.
- Eén kaart per onderwerp, geen lange notitie
- Een kaart is een regel op zich. Jij past er één aan zonder de rest te herschrijven, de assistent voegt er één toe zonder aan de andere te komen, en op een grote administratie hoeven alleen de kaarten mee die ertoe doen.
- Ze werken ook met WhatsApp uit
- De kaarten bepalen op welk project een automatisering boekt, dus ze doen hun werk gewoon als je alleen de chat in je dashboard gebruikt.
Wat er in een week verandert
| Werk | Handmatig | Met Schakel |
|---|---|---|
| Factureren onderweg | Wachten tot je weer achter je laptop zit | Eén bericht, bevestigen, klaar |
| Bonnetjes | Een stapel die tot het weekend wacht | Foto sturen, geboekt met bijlage |
| BTW op buitenlandse inkoop | Zelf uitzoeken | Tarief volgt het land van de leverancier |
| Uren bijhouden | Achteraf reconstrueren | Geschreven op het moment zelf |
| Weten wat er open staat | Inloggen en zoeken | Vragen, en antwoord krijgen |
| Een project toewijzen | Achteraf corrigeren | Eén keer gevraagd, daarna onthouden |
Hoe je begint
- Stap één
Koppel Moneybird. Je autoriseert Schakel vanuit Moneybird zelf, dus er wordt nooit om een wachtwoord gevraagd en je kunt de toegang op elk moment weer intrekken.
- Stap twee
Kies je administratie. Voer je er meer dan één, dan bepaal je waar de facturen, bonnen en uren in terechtkomen.
- Stap drie
Bind je nummer. Je stuurt de korte code uit je dashboard naar het Schakel-nummer, en vanaf dat moment luistert het alleen naar jouw telefoon.
- Stap vier
Stuur je eerste bericht. Begin klein, een foto van een bon is genoeg. Je ziet wat het wil boeken voordat er iets geboekt is.
Wil je dit hebben zodra het klaar is?
WhatsApp naar Moneybird wordt op dit moment gebouwd. Vraag toegang aan, dan laten we het weten zodra je kunt beginnen en denk je mee over wat het als eerste moet kunnen.
Er draait nog niets, dus er valt niets te betalen en je hoeft geen pas in te vullen. Je nummer hangt aan je eigen account, en een bericht van een ander nummer wordt genegeerd.
Wat je nodig hebt
- Een zakelijk WhatsApp-nummer bij een aanbieder die berichten via een API toestaat, en de nummers die de meldingen moeten ontvangen.
- Een Moneybird-administratie waar je beheerder van bent, en duidelijkheid over welke grootboekrekening je voor deze omzet wilt gebruiken.
Weet je niet hoe je aan die sleutels komt? Stap voor stap:
Waar het draait
Op app.schakel.app, met je eigen Schakel-account. Geen webshop nodig.
Vraag deze koppeling aan: vertel wat je nodig hebt en je hoort binnen 24 uur van ons.
Koppel een ander paar
WhatsApp en Moneybird is er één van veel. Kies twee systemen en zie wat er tussen loopt.
Veelgestelde vragen
Kun je WhatsApp koppelen aan Moneybird?
Ja. Schakel legt de verbinding via de officiële API's van WhatsApp en Moneybird, dus je installeert niets op je eigen server en er gaat niets buiten die twee partijen om.
Met welk btw-tarief komen mijn verkopen in Moneybird terecht?
Het tarief wordt per regel gezet: 21%, 9% of 0%. Verkopen naar België en andere EU-landen krijgen het tarief van het land van bestemming, klaar voor je OSS-aangifte.
Worden commissie en kosten apart geboekt in Moneybird?
Ja. Commissie, verzendkosten en overige kostensoorten komen elk op hun eigen grootboekrekening in Moneybird, in plaats van in één verzamelbedrag, zodat je marge leesbaar blijft.
Loopt dit over mijn persoonlijke WhatsApp of een zakelijk nummer?
Over een zakelijk WhatsApp-nummer bij een aanbieder die berichten via een API toestaat, niet over je persoonlijke app.
Wat kost een koppeling tussen WhatsApp en Moneybird?
Je begint gratis en betaalt pas als de koppeling echt draait. Daarna geldt dezelfde staffel als voor elke andere koppeling, op basis van hoeveel er per maand overheen gaat.
Hoe vaak synchroniseert WhatsApp met Moneybird?
Dat hangt af van je pakket: van elk uur op het gratis pakket tot elke 5 minuten op het onbeperkte pakket. Je kunt daarnaast altijd zelf een synchronisatie starten.
Wat gebeurt er met een retour of terugbetaling in Moneybird?
Een retour wordt in Moneybird een creditfactuur voor het bedrag dat daadwerkelijk is terugbetaald, niet voor de hele order, zodat je achteraf niets hoeft te corrigeren.
Wat gebeurt er als WhatsApp of Moneybird even uit de lucht is?
Niets raakt kwijt. Schakel probeert het later opnieuw en in het logboek zie je precies wat er is gebeurd, dus je merkt hooguit dat iets iets later doorkomt.
Mis je iets dat je nodig hebt?
Vertel wat WhatsApp en Moneybird voor jou zouden moeten doen. Staat het er nog niet bij, dan is dat meestal omdat niemand het gevraagd heeft. We bouwen op verzoek en je hoort binnen 24 uur van ons.