Meerdere Bol.com-winkels koppelen aan je boekhouding in Moneybird

Wie meer dan één Bol.com-winkel draait, kent het probleem: twee of drie verkoopaccounts, elk met hun eigen omzet, kosten en retouren, die uiteindelijk allemaal netjes uit elkaar moeten blijven in de boekhouding. Misschien heb je een aparte BV per merk, of een tweede account voor een andere productlijn. Zodra je die administraties met de hand bijhoudt, wordt het niet twee keer zo veel werk, maar meer dan dat: je moet niet alleen alles overtypen, je moet ook bij elke boeking opletten dat hij in de juiste administratie belandt.

Waarom gescheiden houden lastig is

Het risico bij meerdere winkels zit niet in het aantal orders, maar in het door elkaar lopen ervan.

• Omzet in de verkeerde administratie. Eén order van winkel A die per ongeluk in de administratie van winkel B terechtkomt, verstoort de cijfers van allebei. Bij de aangifte klopt er dan aan twee kanten iets niet.
• Kosten die je moet toewijzen. Commissie, verzendkosten en advertenties horen bij de winkel die ze heeft gemaakt. Zet je ze op één hoop, dan weet je per merk niet meer wat het echt oplevert.
• Twee keer hetzelfde werk. Elke handeling die je voor één winkel doet, doe je voor de andere opnieuw. Het overtypen, het afstemmen, het crediteren van retouren: alles verdubbelt, inclusief de kans op fouten.
• Overzicht kwijt. Met meerdere accounts en meerdere administraties raak je makkelijk het spoor bijster van wat waar is geboekt en wat nog moet.

Elke winkel in zijn eigen administratie

Met Schakel koppel je meerdere Bol.com-accounts, en je bepaalt per account in welke Moneybird-administratie de boekingen landen. Winkel A boekt in de administratie van winkel A, winkel B in die van winkel B. De verkopen, kosten en retouren van elk account blijven daardoor volledig gescheiden, zonder dat jij bij elke boeking hoeft na te denken over waar hij hoort.

Concreet betekent dat:

• Elk Bol.com-account koppel je met een eigen API-sleutel uit dat verkopersaccount. Die sleutels worden versleuteld opgeslagen.
• Per account kies je de Moneybird-administratie en de grootboekrekeningen waarop de verkopen en kosten moeten landen.
• De koppeling houdt de stromen uit elkaar: de omzet van het ene account raakt de administratie van het andere niet.
• Alles wat voor één winkel geldt, verkopen als facturen, kosten per soort op hun grootboekrekening en retouren als creditfacturen, geldt voor elke winkel apart en tegelijk.

Zo schaalt je administratie mee met het aantal winkels dat je draait, zonder dat het werk evenredig meegroeit. De tweede en derde winkel voegen geen avond overtypen toe, maar lopen gewoon mee in dezelfde automatische stroom.

Werkt dit ook met Bol.com België?

Ja. Bol.com gebruikt één verkoopaccount voor Nederland en België, dus verkopen naar beide landen lopen via datzelfde account mee. De koppeling past per regel het juiste BTW-tarief toe, ook voor verkopen over de grens, klaar voor je OSS-aangifte. Meerdere winkels en verkoop naar België zijn dus twee losse dingen die je naast elkaar kunt gebruiken.

Je houdt overzicht

Doordat elke winkel in zijn eigen administratie boekt, zie je per merk of per BV een compleet en kloppend beeld: de omzet, de kosten en de marge die er echt bij horen. En omdat alles in het logboek terugkomt, kun je per account nakijken wat er is geboekt. Gaat er ergens iets mis, dan wordt de boeking opnieuw geprobeerd en zie je precies bij welke winkel en welke order het speelt.

Beginnen

Meerdere Bol.com-winkels bijhouden hoeft geen dubbel werk te zijn. De sleutel is dat elke winkel automatisch in zijn eigen administratie boekt, zodat de cijfers gescheiden blijven zonder dat jij ze uit elkaar hoeft te houden. Wil je zien hoe je je accounts koppelt en per winkel een administratie kiest, bekijk dan de koppeling Bol.com naar Moneybird. Twijfel je over jouw opzet met meerdere administraties, stel je vraag dan gerust. Je krijgt persoonlijk antwoord, geen ticketnummer. Je kunt het dertig dagen onbeperkt proberen zonder creditcard.