Een verkoop boeken is nog te overzien. Een retour is het onderdeel dat in de boekhouding het vaakst blijft liggen. De order is al gefactureerd, het geld is teruggestort, maar in Moneybird staat de omzet er nog gewoon. Wie dat niet corrigeert, draagt BTW af over een verkoop die niet is doorgegaan en presenteert een omzet die hoger is dan wat er daadwerkelijk is verdiend. Bij een enkele retour valt dat niet op. Bij tientallen per maand loopt het verschil op tot iets waar je accountant vragen over gaat stellen.
Waarom een retour met de hand zo makkelijk misgaat
Een terugbetaling is niet zomaar een negatief bedrag dat je ergens aftrekt. Er komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht zou denken.
- De retour komt los van de verkoop binnen. Een order wordt vandaag verkocht en pas weken later teruggestuurd. Tegen die tijd is de verkoop allang geboekt en ben je vergeten dat er nog een correctie moest komen. De retour valt tussen wal en schip.
- Het bedrag klopt niet altijd met de order. Soms wordt maar een deel van een bestelling teruggestuurd, of komt er een gedeeltelijke terugbetaling. Boek je klakkeloos het volledige orderbedrag terug, dan schiet je door en klopt je omzet de andere kant op niet meer.
- De BTW moet mee terug. Een creditfactuur draait niet alleen de omzet terug, maar ook de BTW die je bij de verkoop hebt berekend. Vergeet je dat, dan blijf je BTW afdragen over geld dat je hebt teruggegeven.
- Verschillende tarieven door elkaar. Zat er in de oorspronkelijke order een artikel van 21% en een van 9%, dan moet de creditfactuur diezelfde verdeling volgen. Eén tarief over het hele bedrag is dan simpelweg fout.
- De uitbetaling sluit niet aan. Bol.com verrekent retouren in je uitbetaling. Zolang de creditfactuur ontbreekt, blijft er een verschil tussen wat er op je rekening binnenkomt en wat er in je boeken staat, en dat verschil moet je elke maand opnieuw uitzoeken.
Elk punt is los op te lossen. Het probleem is dat je ze bij elke retour opnieuw moet toepassen, en dat er altijd een keer een tussendoor glipt.
Wat de koppeling met retouren doet
De koppeling tussen Bol.com en Moneybird haalt je retouren automatisch op en maakt er een creditfactuur van. Concreet gebeurt dit:
- Een retour bij Bol.com wordt een creditfactuur in Moneybird, voor precies het bedrag dat daadwerkelijk is terugbetaald.
- De BTW gaat mee terug op hetzelfde tarief als bij de oorspronkelijke verkoop, per regel. Een order met twee tarieven levert dus een creditfactuur op die diezelfde verdeling aanhoudt.
- De creditfactuur wordt gekoppeld aan dezelfde administratie waarin je verkopen landen, zodat je omzet en je BTW netjes tegen elkaar wegvallen.
- Doordat het elke dag draait, komt de correctie binnen op het moment dat de retour bij Bol.com is verwerkt, niet weken later wanneer je er zelf aan denkt.
Het resultaat is dat je omzet in Moneybird laat zien wat er echt is verkocht, en je BTW-aangifte een optelsom is van boekingen die al kloppen in plaats van een moment waarop je hoopt dat je alle retouren hebt meegenomen.
Je houdt zicht op wat er gebeurt
Automatisch betekent niet dat het buiten je om gaat. Elke creditfactuur zie je terug in het logboek, met de order waar hij bij hoort. Gaat een boeking een keer mis, dan wordt die automatisch opnieuw geprobeerd en zie je precies om welke retour het gaat. Je hoeft dus niets handmatig te controleren, maar je kunt het wel altijd, en dat is een verschil dat telt als het om je aangifte gaat.
Beginnen
Zolang je een enkele retour per maand hebt, kun je die met de hand crediteren. Zodra het er meer worden, is dit precies het soort werk dat je liever niet meer onthoudt en dat toch niet fout mag gaan. Wil je zien hoe retouren, facturen en BTW automatisch in Moneybird landen, bekijk dan de koppeling Bol.com naar Moneybird. Je kunt het dertig dagen onbeperkt proberen zonder creditcard.
Hetzelfde werk automatisch laten lopen? Kies je koppeling.
Terug naar de blog